Comment organiser des salons virtuels en 3 étapes ?

Physique ou virtuel, un salon professionnel nécessite une bonne préparation pour garantir son succès. Nonobstant, l’organisation d’un salon virtuel est différente de celle inhérente à un salon physique de par la forme même que prend chacun des deux événements.

De vos objectifs à atteindre, aux remerciements de vos exposants et visiteurs pour leurs présences à votre rassemblement, nous allons voir ici comment organiser un salon virtuel étape par étape afin de pérenniser votre projet.

Étape n°1 : définir vos besoins

Cette étape, préliminaire à toute action, se décline en quatre points à traiter :

-> Définir vos objectifs selon la méthodologie SMART. 

Un objectif est dit SMART lorsqu’il est :

- spécifique, c’est-à-dire clairement défini, unique et attribué selon les compétences métiers de votre équipe ; 

    - mesurable avec des chiffres établi que vous souhaitez atteindre ;

    - acceptable au vu des moyens humains, financiers et matériels dont vous disposez ;

    - réaliste en gardant une pertinence évolutive avec vos précédents objectifs et en fonction de vos ressources ;

    - temporellement défini.

-> Définir vos cibles 

Afin de toucher vos cibles, n’hésitez pas à créer des persona (profils type) que vous pouvez ensuite classer en différents publics :

- votre cible principale et votre cœur de cible. La première, c’est l’ensemble de vos clients potentiels ou actuels, la seconde est une clientèle plus restrictive (client important par exemple) et constitue un sous-ensemble de votre cible principale.

- votre cible périphérique, c'est-à-dire les individus qui ont un impact direct sur l’achat de votre produit ou service.

-> Définir le type de salon que vous organisez 

Est-ce un salon exclusivement professionnel ou au contraire est-ce plutôt un rassemblement grand public ? 

Selon votre besoin, la stratégie de communication diffère beaucoup suivant le type d’événement choisi.

-> Choisir votre créneau

Définir la date et l’heure du salon afin de ne pas organiser votre événement sur le même créneau qu’un autre salon ayant un thème similaire.

Étape n°2 : définir votre stratégie 

Une fois que vous avez défini vos besoins, vous devez réfléchir à l’ensemble de l’organisation qui articule votre projet :

-> Le choix du prestataire 

Pour un événement en ligne, vous devez confier à une équipe spécialisée, la modélisation de votre salon. 

L’impression 3D de votre salon est toujours moins coûteuse que la location d’un espace dédié et avec la démocratisation de ces nouvelles pratiques, il existe de nombreuses entreprises qui proposent sur leur plateforme, des espaces d’exposition qui sont aménagés, par des développeurs, selon vos envies. 

Depuis 2022, il existe, même, un métavers dédié à la création de salons en ligne. Ultiplace est entièrement automatisé et vous permet, depuis votre ordinateur, de créer et de configurer, vous-même, votre salon virtuel en quelques minutes. Gratuitement. 

-> Définir les outils de diffusion sur lesquels vous souhaitez communiquer 

Réseaux sociaux, landing page, emailing, blog, newsletter, n’hésitez pas à utiliser les moyens de communication, qui sont mis à disposition pour votre stratégie marketing, en amont de l’événement.

Utilisez les outils que vous maîtrisez le mieux et privilégiez les réseaux sociaux où sont susceptibles de se trouver vos cibles.

Si vous êtes plusieurs organisateurs, pourquoi ne pas proposer une campagne co-brandée par exemple ?

Pour référencer votre salon, il existe, aussi, de nombreux annuaires qui listent les événements à l’année. L’annuaire Ultiplace, par exemple, vous permet de référencer gratuitement votre salon tout en bénéficiant de la visibilité sur ses campagnes SEA et d’attirer, depuis l’annuaire, son trafic qualifié vers votre événement.

-> Établir un planning de publication 

Que vous rédigiez sur votre blog, à travers les réseaux sociaux ou l’emailing, quel que soit le support sur lequel vous communiquez, vous devez déterminer quel est le moment le plus propice pour diffuser votre message afin qu’il soit vu par votre cible.

Plus vous serez précis et régulier, plus vous serez susceptible d’atteindre vos objectifs de fréquentation. 

-> Segmenter les cibles afin de proposer un plan de rédaction 

La segmentation est idéale pour une campagne emailing, sur les réseaux sociaux ou en SEA, car elle permet de personnaliser le message en fonction de vos cibles.

-> Rédiger les messages

Vous savez maintenant quel contenu rédiger en fonction de la segmentation faite en amont. Soigner le style d’écriture et rédiger des contenus qualitatifs, riches, assez concis pour ne pas perdre l’attention, assez longs pour transmettre toutes les informations susceptibles d’attirer les exposants et les visiteurs.

lien vers plan de communication

Étape n°3 : déploiement de votre stratégie

Le déploiement de la stratégie est la phase où vous mettez en application toute la préparation. Vous commencez à diffuser votre événement et votre salon en ligne est prêt à accueillir ses premiers exposants. 

Cette étape se décompose en plusieurs points :

-> Suivre vos campagnes

Quel que soit le canal de diffusion que vous utilisez, effectuer un suivi de campagne est essentiel pour s’assurer que votre diffusion est efficace. 

Fréquentation du site avec Google Analytics, rapport de publication sur les réseaux sociaux, analyses d’ouvertures et de clics sur vos mails envoyés, de nombreux outils sont mis à votre disposition pour vous aider dans votre démarche de suivi.

-> Réadapter (au besoin) les messages

Grâce au suivi de campagne, vous êtes en mesure de savoir si cette dernière remplit vos objectifs de fréquentation et donc s’il faut modifier le contenu des messages ou les heures de diffusion.

-> Proposer des conférences

Lorsque vous avez un certain nombre d’exposants inscrits à votre salon, invitez-les à devenir speakers lors des conférences. 

Ces dernières sont plébiscitées par le grand public, car elles permettent un véritable échange avec les professionnels. Les exposants qui animent une conférence génèrent, en moyenne, trois fois plus de visites sur leur stand.

Si vous n'avez jamais animé une prise de parole lors d'une conférence, découvrez le guide complet dédié à ce sujet et n’hésitez plus à, vous-même, devenir conférencier pour votre propre entreprise.

-> Planifier les temps forts de votre événement

À l’instar de votre planning de publication qui se base sur le profil et l’activité de votre cible, planifier les temps forts de votre événement vous permet d’axer votre communication autour d’un programme riche qui assure, en général, un trafic non-négligeable. 

-> Inviter vos exposants à communiquer sur l’événement

Ils ont tout intérêt à faire connaître l’événement donc n’hésitez pas à leur transmettre toutes les informations nécessaires, comme le programme des conférences par exemple, pour qu’ils puissent anticiper et communiquer eux-mêmes sur l’événement.

-> Être disponible

Avant, pendant et après l’événement, vous devez, en tant qu’organisateur, être accessible pour vos exposants et invités. Sur internet l'expérience utilisateur est essentielle. Si vos exposants se sentent accompagnés et écoutés, ils seront d'autant plus enclin à partager votre événement auprès de leurs communautés. Et même à répéter l'expérience pour une potentielle prochaine édition.

Comme vous utilisez un logiciel pour animer votre salon virtuel, faites leur tester la solution, au moins une semaine avant le début de l’événement afin de remonter les éventuels bugs et de les faire corriger. Cela leur permet aussi de se familiariser avec la solution avant l'arrivée des visiteurs.

-> Remercier vos participants

Votre stratégie marketing ne doit pas s’arrêter à la fermeture du salon. N’oubliez pas de remercier vos invités, vos exposants et vos visiteurs pour leurs participations par l'envoi d’un mail de remerciement et/ou d’un cadeau d’entreprise.

N’hésitez pas à leur proposer un questionnaire de satisfaction qui vous permettra d’avoir un véritable retour d’expérience client et d’adapter votre stratégie pour un prochain événement.

Maintenant que vous savez comment organiser un salon virtuel, découvrez comment fonctionne un salon créer un salon virtuel gratuit sur le métavers Ultiplace.