Guide de l'exposant : retrouvez toutes les étapes pour créer, puis pour personnaliser votre stand sur Ultiplace et réussir votre participation au salon.

, nous vous expliquerons toutes les étapes pour créer, puis pour personnaliser votre stand sur Ultiplace. Vous découvriez nos conseils et astuces pour étendre facilement votre réseau et développer votre notoriété avec votre stand virtuel. Nous vous présenterons tout ce qu'il faut savoir sur la création et l'optimisation de votre stand virtuel à partir du 

. Enfin, vous aurez accès à notre plan de communication idéal, pour assurer le succès de votre participation aux salons virtuels organisé sur Ultiplace.

Vous êtes de plus en plus nombreux à compléter votre présence à des salons professionnels physiques par des stands sur les salons virtuels. Le concept d'événement hybride se démocratise, surtout, depuis le début de la pandémie et à l'instar des nombreuses plateformes de création qui permettent, d'organiser ces événements virtuels. Il accompagne le besoin grandissant d'avoir une image de marque digitale forte, afin de générer un meilleur trafic.

Les salons virtuels n'ont pas vocation à faire disparaître les salons physiques. Bien au contraire. Ils représentent des outils complémentaires permettant d'

 au-delà des seuls visiteurs du salon physique. Le gain de visibilité offert aux exposants des salons virtuels peut s'avérer particulièrement intéressant, pour toucher une cible ne pouvant pas toujours se déplacer sur les salons physiques, pour des raisons de temps disponible, de coûts ou même de distance à parcourir. 

Le concept d'événement virtuel s'est d'autant plus étendu qu'il a fallu trouver des solutions, au temps fort de la pandémie, pour éviter des successions d'annulations d'événements imposées par la situation ou par les pouvoirs publics. Les organisateurs qui ont fait le choix des salons hybrides ont ainsi pu garantir à leurs exposants le maintien de leurs événements, à minima dans leurs formats virtuels. Selon une récente étude 

75 % des répondants soutiennent qu’ils organiseront au moins une partie de leurs événements virtuellement

 en 2022. La sécurité offerte par les outils de salons virtuels, semble donc au cœur des préoccupations de la plupart des organisateurs de salons. Leurs 

impacts positifs en faveur de l'environnement,

 sont également des arguments incontestables à prendre en compte.

Les salons virtuels sont pour les salons physiques ce que sont les visioconférences pour les réunions. Un complément nouveau et non-négligeable de ce qui existe depuis longtemps et un moyen flexible d'assurer sa participation à un événement en toutes circonstances. Comme pour le travail à distance, les salons hybrides s'inscrivent maintenant durablement dans la filière des salons.

En faisant le choix de l'automatisation, Ultiplace a levé les principaux freins des organisateurs de salons et corrigé les principaux défauts des plateformes existantes. Le premier 

logiciel en ligne de salons virtuels automatiques

Pour créer votre stand 3D sur un salon virtuel organisé sur Ultiplace, il vous suffit de suivre une procédure 

Plus besoin de compétences techniques particulières avec Ultiplace. Pour créer votre stand, il vous suffit de remplir le formulaire d'inscription qui se déroule directement en ligne, en seulement quatre étapes. A l'issue de ce formulaire, la 

création de votre stand virtuel est instantanée

 : finis les délais de mise en œuvre qui prennent des semaines. Il ne reste plus pour l'organisateur du salon à valider votre participation, avant de voir votre stand apparaitre dans le métavers. Vous recevrez un email pour vous avertir lorsque l'organisateur aura terminé l'examen de votre stand.

Comment ça fonctionne ? Le métavers Ultiplace utilise un répertoire de modèles de stands personnalisables. Une fois que vous avez fait votre choix, le stand est automatiquement ajouté sur le salon en préparation. Votre choix de stand est modifiable à n'importe quel moment, même après sa création. 

Ainsi, puisque le métavers Ultiplace a été pensé pour fonctionner de manière autonome (sans l'intervention des développeurs) vous pouvez créer et personnaliser votre stand directement en ligne depuis votre ordinateur, le tout sans aucune installation de logiciel.

Dans le métavers sur lequel est organisé votre salon virtuel, vous disposez de nombreuses fonctionnalités permettant d'afficher :

Pilotez votre stand à partir du tableau de bord exposant

Le tableau de bord exposant est un véritable poste de pilotage pour votre stand. Il regroupes les indicateurs, les actions et les ressources pour vous permettre de réussir votre participation au salon virtuel. Pour y accéder, il vous suffit de vous rendre dans 

 vous permet de mesure le nombre de visiteurs de votre stand. Pour augmenter ce chiffre, nous vous recommandons d'utiliser le module d'invitation de nouveaux visiteurs. Enfin, si vous souhaitez contacter les visiteurs de votre stand et débloquer l'ensemble des fonctionnalités de mise en relation, vous devez souscrire à la formule premium.

, vous permet d'accéder aux fonctionnalités de personnalisation et de visualiser votre stand dans le métavers. Nous vous recommandons de tester l'ensemble des fonctionnalités de votre stand, avant l'ouverture du salon, afin de vérifier que le rendu de vos images et de vos fichiers est conforme à vos attentes. 

 vous permet d'accéder et de répondre aux messages que vous avez reçu de la part des visiteurs. Vous avez un certain nombre de messages qui vous sont offerts, pour vous permettre de tester la fonctionnalité. Pour répondre aux messages des visiteurs sans limite, nous vous invitons à souscrire à la formule premium.

 vous permet de suivre et de collecter les cartes de visiteurs de votre stand qui ont accepté de vous signaler leurs visites. Comme pour les messages, un certain nombre de cartes seront visibles gratuitement. La souscription d'une formule premium vous permet de débloquer l'accès à l'ensemble des cartes de visites de votre stand. 

 vous permet de créer une ou plusieurs conférences, de les modifier et de suivre les statistiques d’allées et venues des visiteurs. Lorsque vous avez terminé votre conférence, elle reste accessible en replay durant la durée du salon. Les exposants qui organisent des conférences génèrent jusqu’à trois fois plus de visites sur leur stand. Si vous souhaitez en savoir plus sur les conférences et accéder à de précieux conseils, consultez le 

 vous offre un rapport détaillé des performances de votre stand. 

Pour vous aider à optimiser vos actions n'hésitez pas à consulter 

 et les fiches techniques en accompagnement de chaque onglet.

Comment se déroule un salon virtuel organisé sur le métavers Ultiplace? 

Le logiciel Ultiplace accueille les salons virtuels dans ses univers virtuels en 3D appelés métavers. En tant qu'exposant validé par l'organisateur du salon virtuel, vous avez la possibilité de visiter le salon virtuel en avant-première, en cliquant sur le bouton

 que vous trouverez sur votre tableau de bord dans 

Les salons virtuels organisés dans les métavers d'Ultiplace, disposent des mêmes marqueurs que ceux des salons physiques. Ils sont composés :

La navigation s’effectue en déplacant votre avatar au clic ou avec les touches du clavier. Vous pouvez intéragier avec de nomvreux éléments en un clic. 

Le visiteur est invité à vivre une expérience interactive, basée sur l'exploration des différents bâtiments du métavers. Il pourra ainsi découvrir votre stand et ses contenus au cours de sa visite du métavers. Une fois sur votre stand, il lui suffira de cliquer sur la console interactive, pour essayer de vous contacter par tchat, visioconférence, email ou téléphone.

Si les visiteurs peuvent arriver par hasard sur votre stand, nous vous recommandons de mettre toutes les chances de votre côté, en adoptant une stratégie de communication adaptée aux salons virtuels. Pour vous aider dans la création de votre plan d'action, nous vous invitons à suivre nos recommandations présentée dans le chapitre suivant.

Le plan de communication idéal pour réussir votre participation au salon virtuel

Comme dans le cadre d'une participation à un salon physique, l'exposant qui souhaite atteindre les objectifs de son stand, ne peut se passer d'une communication efficace. Sur les salons virtuels, votre plan de communication devra s'appuyer sur des 

Que vous soyez débutant ou professionnel de la communication, ce guide est fait pour vous. Toutes les actions de communication que nous vous proposons de mettre en œuvre, sont facultatives et peuvent être réalisées simplement, en suivant nos instructions.

Comment réussir le plan de communication de votre stand virtuel ?

Avant de lancer les premières actions pour faire la promotion de votre stand, nous vous recommandons de prendre le temps de 

formaliser votre plan de communication par écrit

. Cela vous permettra de prendre de la hauteur sur les actions à mener et de gagner en efficacité par la suite. 

  Identifiez les enjeux de votre participation au salon virtuel

     La première étape d’un plan de communication réussi, est de définir les enjeux de votre présence sur le salon, en répondant aux questions suivantes :

La réponse à ces questions simples en apparence, mais pourtant centrales, vous permettra de définir, puis de fixer plus facilement les objectifs de votre participation au salon virtuel. 

 Une fois les raisons et motivations définies, vous devrez les décliner sous la forme d'objectifs qui peuvent prendre différentes formes même si leurs caractéristiques restent les mêmes. Les objectifs doivent être :

Voici quelques exemples d'objectifs dont vous pouvez vous inspirer :

Ces exemples d'objectifs peuvent aussi se décliner en fonctions de vos différentes cibles.

Pensez à bien les mesurer, avant d'en analyser les résultats, à l'issue de votre salon virtuel.

Déclinez vos objectifs sous la forme d'un plan de communication concret

Pour atteindre ou dépasser les objectifs que vous vous êtes fixés, il vous faut un plan de communication à la hauteur de vos ambitions. Nous vous proposons 

10 actions simples et concrètes à réaliser

 sans dépenser le moindre euro, pour réaliser une campagne de communication de qualité professionnelle.

Dans la plupart des situations, votre plan de communication pourra impacter à la fois la communication interne et la communication externe. 

Vous faites partie des pionniers à exposer sur le métavers ! Faites le savoir autour de vous !

Action n°1 : Annoncez votre participation au salon virtuel

Quand : dès la validation de votre stand virtuel par l'organisateur du salon.

Comment : diffuser un post sur les réseaux sociaux fréquentés par votre cible (Corporate : LinkedIn, Twitter... - Grand public : Instagram, Facebook...). 

Contenu : écrire un texte reprenant les principales informations du salon (dates, durée, description...). Inciter votre cible à bloquer la date puis à s'inscrire au salon en ajoutant le lien vers la "fiche salon". Ajouter ensuite une image à votre post. L'affiche du salon virtuel ou un extrait visuel de la communication officielle de l'organisateur, peut se révéler très efficace et rapide à mettre en œuvre. Citer l'organisateur du salon dans votre post, pour lui permettre de relayer le message. Citer le hashtag du salon (#NomDuSalon), ainsi que celui du métavers : #Ultiplace. 

Action n°2 : Attirez les visiteurs par une image de votre stand

Contenu : inviter votre cible à venir découvrir votre stand et échanger avec vous. Ajouter à votre post, une copie d'écran de votre stand. Pour la réaliser, entrez sur le métavers, rejoignez votre stand en cliquant sur votre logo dans le menu de navigation rapide à gauche de l'écran. Une fois devant votre stand, utiliser le bouton "ImprimeEcran" de votre clavier. Sur windows, vous pouvez également lancer l'application "Outil Capture d'écran". Si vous souhaitez augmenter l'impact de votre post et que vous êtes à l'aise avec les outils de capture de vidéos, vous pouvez également extraire et diffuser une vidéo de votre navigation sur le métavers en direction votre stand. Citer l'organisateur dans votre post pour lui permettre de relayer votre message et d'en maximiser l'impact. Citer le hashtag du salon (#NomDuSalon), ainsi que celui du métavers : #Ultiplace. 

Action n°3 : Invitez les VIP sur votre stand par des posts ciblés

Quand : à partir du jour d'ouverture du salon.

Comment : diffuser un post sur le réseau social préféré de votre VIP en identifiant son compte (écrire : @IdentifiantDuVIP)

Contenu : inviter le VIP à venir découvrir votre stand et échanger avec vous en suivant la même démarche que pour le post précédent. Les posts ciblés ont un impact très positif dans votre communication et sont souvent plus efficaces que les communications générales.

Action n°4 : Annoncez votre participation à l'événement sur la page d'accueil de votre site internet (ou page actualités)

Comment : rédiger un texte, puis identifiez une illustration à transmettre dès que possible à l'équipe chargée de votre site web. 

Contenu : vos prospects, vos clients, vos candidats, votre communauté toute entière consulte régulièrement votre site web. Montrez-leurs que vous êtes à la pointe de la communication, en les invitant à venir vous rencontrer sur le métavers de votre salon virtuel.

Action n°5 : Annoncez votre participation à l'événement, dans les signatures emails de votre équipe, ou de votre organisation toute entière

Comment : rédiger un bref texte invitant les destinataires de vos emails à venir vous rencontrer sur le salon. Ajouter le lien vers la fiche salon et transmettez le tout à l'équipe chargée de votre messagerie. Avec vos collègues, vous allez sans doute envoyer des milliers de messages jusqu'au terme du salon. Ce serait vraiment dommage de ne pas profiter de cette formidable publicité gratuite !

Contenu : privilégiez un texte court du type : 