Créer un salon virtuel : guide complet pas à pas (2026)

La préparation du brief est une étape cruciale pour la réussite de votre salon virtuel. Elle doit commencer idéalement 30 jours avant le lancement. Un brief bien structuré servira de guide tout au long du processus de création et de gestion du salon. Voici comment procéder de manière méthodique.

Définir la thématique et l'objectif

Définir une thématique précise est essentiel. Par exemple, au lieu de choisir un thème vague comme "l'industrie", optez pour quelque chose de plus ciblé comme "la robotique pour la cosmétique". Cela vous permettra de mieux cibler votre public et vos exposants. Quant à votre objectif business, il peut s'agir de générer des leads pour les exposants, de recruter ou de vendre directement. Un directeur marketing dans l'industrie automobile nous confie que "la précision du thème attire un public plus engagé et pertinent".

Fixer les dates et la durée

Les dates et la durée de votre salon sont déterminantes. Un salon peut durer une journée ou s'étendre sur plusieurs jours. Pensez aux plages horaires : un salon B2B pourrait se tenir en semaine, tandis qu'un salon grand public pourrait être programmé le week-end. Assurez-vous que ces dates ne coïncident pas avec d'autres événements majeurs dans votre secteur.

Choisir le format

Le choix entre un salon 100 % virtuel ou hybride dépendra de votre audience et de vos ressources. Un salon hybride, combinant présentiel et virtuel, peut attirer un public plus large. Consultez notre guide sur l'hybridation pour plus de détails.

Estimer le volume cible

Déterminez combien d'exposants et de visiteurs vous souhaitez accueillir. Par exemple, pour un salon comme VivaTech, l'objectif pourrait être d'attirer des milliers de visiteurs et des centaines d'exposants. Une responsable acquisition B2B dans le SaaS RH précise que "connaître votre volume cible vous aide à adapter vos ressources et votre communication".

Exemple de mini-brief

Un exemple concret de brief pourrait être : "Salon de la cosmétique tech, 12-13 juin 2026, 100 % virtuel, public B2B France + Europe francophone, 25 exposants pré-identifiés, jauge cible 3 000 visiteurs uniques, objectif principal : générer 500 leads qualifiés pour les exposants." Ce type de brief, bien que succinct, donne une direction claire et permet d'utiliser le mode IA d'Ultiplace pour automatiser certaines tâches.

Créer votre salon dans Ultiplace est une démarche structurée qui se déroule en plusieurs étapes, chacune ayant son importance pour assurer la réussite de votre événement virtuel. Voici un guide pas à pas pour vous aider à naviguer dans ce processus.

Étape 1 — Informations générales

La première étape consiste à renseigner les informations générales de votre salon. Choisissez un nom clair et concis, ne dépassant pas 50 caractères, pour éviter les acronymes obscurs. Le slug, qui fait partie de l'URL, est généré automatiquement mais reste modifiable pour mieux refléter l'identité de votre salon. Fixez les dates de début et de fin en tenant compte du fuseau horaire par défaut, Europe/Paris. Sélectionnez les langues d'affichage, généralement le français seul ou accompagné de l'anglais, selon votre audience.

Étape 2 — Branding

Le branding est crucial pour assurer la cohérence visuelle de votre salon. Téléchargez un logo au format SVG ou PNG transparent, idéalement de 800x200 pixels. La bannière doit être en JPG ou WebP, mesurant 1920x600 pixels. Respectez votre charte graphique en choisissant des couleurs primaires et d'accent appropriées, comme le bleu royal #4169E1 et le bleu accent #0085FF, recommandées par Ultiplace. Par défaut, la police utilisée est Inter, mais vous pouvez opter pour une web font personnalisée avec la version Pro.

Étape 3 — Description

La description de votre salon est un élément clé pour attirer les visiteurs. Le titre doit inclure des mots-clés pertinents et ne pas dépasser 60-70 caractères. La description courte, utilisée comme méta-description, est limitée à 160 caractères. Pour la description longue, rédigez entre 300 et 800 mots. Ultiplace propose un mode IA qui peut vous aider à rédiger cette section à partir de votre brief initial.

Étape 4 — Publication

Une fois toutes les informations renseignées, cliquez sur Publier en preview. Cela génère une URL privée que vous pouvez partager avec votre équipe pour des retours avant le lancement public. Pour des conseils sur l'optimisation des titres et descriptions, consultez notre guide dédié. Environ 45 % des visiteurs B2B se fient aux descriptions pour décider de leur participation, d'où l'importance de cette étape.

L'intégration des exposants et de leurs stands est une étape déterminante dans la préparation de votre salon virtuel. Avec Ultiplace, vous disposez de plusieurs méthodes pour faciliter cette intégration, chacune adaptée à différents volumes d'exposants.

Méthode 1 — Invitation par e-mail

Cette méthode convient parfaitement aux salons de petite à moyenne taille. Vous devez saisir l'e-mail de l'exposant ainsi qu'un nom de contact. Ultiplace envoie une invitation avec un lien sécurisé, permettant à l'exposant d'accéder à son tableau de bord sur '/espace-exposant/dashboard'. De là, il peut configurer son stand, et sa fiche devient automatiquement visible. Une responsable événementielle dans l'industrie agroalimentaire souligne l'importance de "laisser suffisamment de temps aux exposants pour personnaliser leur espace".

Méthode 2 — Import CSV

Pour les salons de grande envergure, l'import CSV est la solution la plus efficace. Préparez un fichier CSV contenant les colonnes : 'nom_entreprise, email_contact, secteur, plan_emplacement'. Ultiplace gère l'envoi massif des invitations. Cette méthode est particulièrement utile pour des événements comme le Salon de l'Agriculture, qui comptent des centaines d'exposants.

Méthode 3 — Création directe

Vous avez également la possibilité de créer les stands vous-même en pré-remplissant les informations nécessaires, puis de transférer la propriété à l'exposant. Cette méthode est idéale pour contrôler la qualité et la cohérence des stands.

Conseils pratiques

• Envoyez les invitations au moins 3 semaines avant le salon pour permettre aux exposants de personnaliser leur stand.
• Préparez un kit exposant, un PDF d'une page contenant les consignes essentielles : tailles d'image recommandées, longueur du pitch, et exemples de stands réussis.
• Activez l'agent IA exposant pour chaque stand qui le souhaite, ce qui peut être un atout majeur pour les exposants novices. Consultez notre guide dédié pour plus de détails.
• Environ 60 % des exposants déclarent que la personnalisation du stand est cruciale pour attirer des visiteurs qualifiés.

Les conférences constituent le cœur de l'engagement dans un salon virtuel. Elles offrent une plateforme pour partager des connaissances, engager le dialogue et renforcer la présence de marque. Voici comment planifier efficacement vos conférences dans Ultiplace.

Choisir le format

Ultiplace propose trois formats de conférence pour répondre à divers besoins, détaillés dans notre guide sur les formats de conférence :

• Live streaming : Idéal pour les sessions où l'interaction est limitée. Les intervenants diffusent en direct, et les visiteurs assistent passivement.
• Webinaire interactif : Permet une interaction en temps réel avec les intervenants grâce à la caméra et au micro, et inclut des sessions de questions-réponses.
• Replay : Les vidéos préenregistrées sont disponibles durant le salon, offrant une flexibilité maximale aux visiteurs.

Créer une conférence

1. Renseignez le titre : Doit être accrocheur et informatif. 2. Pitch : Environ 150 mots pour décrire l'objectif de la conférence. 3. Liste des intervenants : Incluez des experts pour attirer un public plus large. 4. Date, heure, durée : Planifiez soigneusement pour éviter les chevauchements. 5. Inscription et rappels : Activez-les pour augmenter la participation. 6. Publiez : Assurez-vous que toutes les informations sont correctes avant la publication.

Bonnes pratiques

• Limitez le nombre de conférences simultanées à trois pour éviter la dispersion de l'audience.
• Prévoyez une pause de 10 minutes entre les sessions pour permettre aux participants de se déplacer virtuellement d'une conférence à l'autre.
• Annoncez les keynotes principales dès l'ouverture des inscriptions pour maximiser l'intérêt et l'engagement.
• Consultez notre checklist J-7 pour vous assurer que tout est en place avant le jour J.

Environ 70 % des visiteurs considèrent les conférences comme le principal attrait d'un salon virtuel. Assurez-vous donc qu'elles sont bien organisées et pertinentes.

La configuration de la billetterie est une étape essentielle dans l'organisation de votre salon virtuel, car elle détermine comment les participants accéderont à votre événement. Ultiplace offre plusieurs options pour répondre aux besoins variés des organisateurs.

Inscription gratuite

Ce mode est souvent utilisé pour les salons RH ou étudiants, où l'objectif est de maximiser la participation sans barrières financières. Les visiteurs doivent simplement fournir leur nom, adresse e-mail et entreprise pour recevoir leur lien d'accès. Environ 60 % des salons choisissent ce mode pour attirer un large public sans contrainte.

Billet payant via Stripe

Pour les salons nécessitant un investissement financier, activez la connexion Stripe dans vos paramètres de paiement. Vous pouvez créer différents types de billets, tels que Pass 1 jour, Pass 3 jours ou Pass VIP. Stripe gère le processus de paiement, tandis qu'Ultiplace synchronise automatiquement les accès. Les fonds sont transférés directement sur votre compte Stripe, offrant une solution sécurisée et efficace.

Code d'accès privé

Pour des événements internes ou réservés à un certain public, générez des codes d'accès uniques que vous pouvez distribuer par e-mail. Ce mode permet un contrôle strict de l'accès sans nécessiter de paiement. Une responsable événementielle dans le secteur de la tech explique que "les codes d'accès privés sont parfaits pour les événements exclusifs ou de lancement de produit".

Notifications et confirmations

Ultiplace s'occupe de l'envoi des e-mails de confirmation dès l'inscription, ainsi que des rappels à J-7 et J-1, pour assurer que les participants soient informés et prêts à assister à votre salon. Après l'événement, des e-mails de relance peuvent être envoyés pour partager les replays disponibles ou pour recueillir des retours via des sondages de satisfaction. Environ 32 % des e-mails événementiels ont un taux d'ouverture, ce qui souligne l'importance d'une communication efficace pour le succès de votre salon.

La communication est un élément clé pour assurer le succès de votre salon virtuel. Environ 70 % du succès d'un événement repose sur une stratégie de communication bien exécutée. Voici un plan de communication recommandé pour maximiser l'impact de votre salon avec Ultiplace.

Plan de communication recommandé

• J-30 : Lancez l'annonce officielle de votre salon via e-mail, LinkedIn et la page d'inscription publique. Cela crée une anticipation et permet de commencer à attirer les premiers inscrits.
• J-21 : Dévoilez les keynotes et les exposants phares pour maintenir l'intérêt et encourager les inscriptions.
• J-14 : Envoyez une deuxième vague d'invitations et relancez les inscrits qui n'ont pas encore choisi de programme.
• J-7 : Partagez le programme détaillé avec un rappel pour s'assurer que les participants sont informés de toutes les sessions disponibles.
• J-1 : Envoyez un SMS ou un e-mail de dernière minute pour rappeler aux participants le début imminent de l'événement.
• J0 : Ouvrez le salon et animez les conférences pour engager les participants dès le départ.

Page d'inscription publique

Votre salon est hébergé sur 'https://www.ultiplace.com/salon/{slug}/accueil'. Pour les forfaits Pro et Enterprise, vous pouvez également utiliser un sous-domaine de votre site pour un branding cohérent.

Pendant le salon

Durant l'événement, surveillez le tableau de bord analytique pour suivre les visites, le temps moyen passé, et identifier les stands et conférences populaires. Modérez le chat en direct depuis l'interface administrateur pour maintenir un environnement engageant et professionnel. Animez vos réseaux sociaux comme LinkedIn et Twitter en partageant les moments forts du salon.

Après le salon

Après l'événement, le replay reste disponible pendant 30 jours par défaut, permettant aux participants de revoir les sessions manquées. Exportez les leads collectés sous forme de CSV pour un suivi efficace. Envoyez un sondage NPS aux visiteurs et exposants pour recueillir des retours précieux qui aideront à améliorer les futurs événements. Environ 45 % des exposants utilisent ces retours pour optimiser leur participation à des salons futurs.