Politique de confidentialité
Information transparente et complète sur le traitement de vos données personnelles, conformément aux articles 12, 13 et 14 du RGPD.
Dernière mise à jour : 30 septembre 2026
1À propos de cette politique
La présente politique décrit la manière dont REALITIM EURL, éditrice du site Ultiplace (ci-après « nous », « Ultiplace »), collecte et traite vos données personnelles lorsque vous utilisez nos services (site web, salons virtuels, espaces exposants et organisateurs, API publique, communications par email).
Nous nous engageons à respecter strictement le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD, UE 2016/679) et la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (Informatique et Libertés).
2Responsable de traitement
Le responsable de traitement est :
REALITIM EURL
34 rue Joncours, 44100 Nantes, France
RCS Nantes 838 763 902
Contact général : contact@realitim.com
Contact protection des données : dpo@realitim.com
Lorsque Ultiplace traite des données pour le compte d'un organisateur ou d'un exposant (par exemple visiteurs d'un salon), Ultiplace agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Dans ce cas, c'est l'organisateur ou l'exposant qui est responsable de traitement. Les modalités de cette relation sont précisées dans notre accord de traitement (DPA).
3Données que nous collectons
Selon votre usage de la plateforme, nous pouvons collecter les catégories de données suivantes :
- Nom, prénom, email, ville
- Photo de profil (facultative)
- Téléphone (facultatif, sur carte de visite)
- Adresse postale (facultative)
- Entreprise / société, fonction, secteur
- Bio professionnelle, expériences
- Profil LinkedIn (si connexion OAuth utilisée)
- Fiches exposants, stands virtuels, descriptions
- Posts, commentaires, recommandations, follows
- Messages échangés en chat ou messagerie privée
- Documents et médias téléversés
- Email, nom, adresse de facturation
- Identifiant client Stripe
- Derniers chiffres de carte (jamais le numéro complet)
- Historique des paiements et factures
- Adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation
- Pages consultées, durée des sessions
- Identifiants de session, jetons d'authentification
- Géolocalisation approximative (si autorisée)
- Adresse email et nom du compte Google / Microsoft connecté
- Plages horaires occupées de votre agenda (sans titre ni détail des événements)
- Événements de rendez-vous créés par Ultiplace dans votre agenda
- Jetons d'accès chiffrés (voir la section « Données Google et Limited Use »)
- Salons visités, stands consultés, documents téléchargés
- Conférences suivies, durée de visionnage
- Cartes de visite échangées, contacts ajoutés
- Interactions IA dans les chats stands (offre AI Pro)
Nous ne collectons jamais de données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD (origine raciale, opinions politiques, religion, données de santé, orientation sexuelle…) sauf si vous choisissez de les publier volontairement dans un contenu public (par exemple un post). Nous vous déconseillons fortement de publier de telles informations.
4Finalités et bases légales
Chaque traitement repose sur une base légale identifiée :
5Destinataires et sous-traitants
Vos données sont accessibles à nos équipes habilitées (support, technique, commercial, modération) et peuvent être transmises à des sous-traitants techniques sélectionnés pour leur niveau de sécurité et leur conformité RGPD. La liste exhaustive est tenue à jour ci-dessous.
Liste mise à jour le 2026-05-19. En cas d'ajout, les clients professionnels sont notifiés au moins 30 jours avant la mise en production.
🏗️ Hébergement & infrastructure
🔐 Authentification
💳 Paiement & facturation
✉️ Communication & emails
🔍 Recherche
📊 Mesure d'audience
📢 Marketing & publicité
🎥 Vidéo & streaming
🤖 Intelligence artificielle
🛡️ Monitoring & support
🌍 Géolocalisation
En dehors de cette liste, vos données ne sont ni vendues, ni louées, ni communiquées à des tiers à des fins commerciales. Une transmission à une autorité publique n'a lieu que sur réquisition judiciaire ou obligation légale.
6Transferts hors Union européenne
Lorsque vos données sont transférées vers un pays tiers (notamment les États-Unis pour certains sous-traitants), ces transferts sont strictement encadrés par l'un des mécanismes prévus par le chapitre V du RGPD.
Le mécanisme appliqué à chaque sous-traitant est précisé dans la section 5 ci-dessus, sous forme d'étiquette colorée.
7Durées de conservation
Nous appliquons les durées de conservation suivantes :
ultiplace_consent.À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées. Certaines données peuvent être archivées plus longtemps pour répondre à nos obligations légales ou prescriptions civiles (notamment 5 ans pour la preuve de l'exécution du contrat).
8Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la perte, l'altération ou l'accès non autorisé (article 32 RGPD) :
9Traitements utilisant l'intelligence artificielle
Ultiplace utilise des modèles d'intelligence artificielle pour certaines fonctionnalités, principalement l'assistant IA exposant (offre AI Pro, optionnelle).
Lorsque vous échangez avec un exposant ayant activé l'offre AI Pro, tout ou partie de la conversation peut être transmise à OpenAI (sous-traitant de l'exposant) pour générer une réponse automatique.
Vous gardez le droit à tout moment de demander une intervention humaine (article 22 RGPD) en sollicitant l'équipe de l'exposant directement. Les conversations ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles d'OpenAI (paramétrage API standard).
D'autres fonctionnalités IA peuvent être utilisées en interne pour enrichir l'annuaire (descriptions de salons générées) sans traitement de données personnelles d'utilisateurs identifiés.
Données Google : les données obtenues via les API Google (Google Calendar) ne sont jamais transmises à un modèle ou service d'IA / de machine learning (y compris OpenAI), et ne sont jamais utilisées pour créer, entraîner ou améliorer des modèles d'IA généralistes. Voir la section suivante.
10Données Google (Google Calendar) et exigences « Limited Use »
Si vous choisissez de connecter votre compte Google Calendar à Ultiplace(fonction facultative, activable et désactivable à tout moment depuis vos paramètres), Ultiplace accède à certaines de vos données Google via les API Google. Cette section décrit précisément ces accès, leur usage, leur stockage et leur partage.
- Identité du compte Google (adresse email, nom, identifiant) — pour identifier le compte connecté
- Plages horaires « occupé / libre » de votre agenda (API Free/Busy) — sans titre, description ni participants de vos événements personnels
- Création, modification et suppression des événements de rendez-vous réservés via Ultiplace (avec lien Google Meet)
calendar.events, calendar.freebusy, openid, email, profile.🛡️ Google user data & Limited Use compliance statement
Ultiplace's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
The use of raw or derived user data received from Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.
In particular, Ultiplace does not use, transfer, or sell Google user data (raw, aggregated, or derived) to develop, improve, or train generalized artificial intelligence and/or machine learning models, and does not transfer such data to any third-party AI/ML service. Google user data is used solely to provide and improve user-facing appointment scheduling features (availability display, double-booking prevention, creation of appointments with Google Meet), is not used for advertising, and is not sold to data brokers or other third parties. Humans do not read this data unless we have your explicit consent, it is necessary for security purposes, it is required to comply with applicable law, or the data is aggregated and anonymized for internal operations.
You can disconnect your calendar at any time from your account settings or revoke access at myaccount.google.com/permissions. Contact: dpo@realitim.com.
11Vos droits sur vos données
En tant que personne concernée, vous disposez des droits suivants :
Pour exercer vos droits, utilisez notre formulaire dédié (accès direct depuis votre espace personnel) ou écrivez à dpo@realitim.com.
Nous nous engageons à vous répondre dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande, prolongeable de deux mois en cas de complexité.
12Mineurs
Ultiplace est une plateforme à destination des professionnels et n'est pas conçue pour les mineurs de moins de 15 ans. Si vous constatez qu'un compte appartient à un mineur sans autorisation parentale, merci de nous contacter immédiatement à dpo@realitim.com afin que nous procédions à sa suppression.
13Modifications de la présente politique
Nous pouvons faire évoluer cette politique pour refléter des changements techniques, légaux ou opérationnels. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de page. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par email ou par une notification visible sur le site avant l'entrée en vigueur. Vous pouvez à tout moment consulter l'historique des versions en nous écrivant.
14Contact et réclamation
Une question sur vos données ?
Notre équipe vous répond rapidement.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy, 75007 Paris).