Ajouter une conférence à un salon virtuel : guide complet

Choisir le bon format de conférence est crucial pour maximiser l'impact et l'engagement de votre événement virtuel. Ultiplace propose trois formats principaux : le live streaming, le webinaire interactif et le replay. Chacun a ses spécificités et avantages, et le choix dépendra de vos objectifs et de votre public cible. Pour plus de détails, référez-vous au guide complet sur les formats.

Live Streaming : Immersion et Interaction

Le live streaming est idéal pour les événements où l'immersion et l'interaction en temps réel sont essentielles. Ce format utilise AWS IVS pour diffuser en direct avec une latence d'environ trois secondes. Il est parfait pour des keynotes captivants ou des tables rondes dynamiques, comme celles observées au CES ou au Salon de l'Auto. Le live permet aux participants de poser des questions et de réagir instantanément, créant un sentiment de communauté et d'engagement. Un directeur marketing dans l'industrie automobile nous confie : "Le live streaming nous a permis de captiver notre audience en temps réel et de répondre à leurs questions de manière immédiate."

Webinaire Interactif : Flexibilité et Accessibilité

Le webinaire interactif est conçu pour des conférences à distance où chaque intervenant peut se connecter depuis son propre ordinateur. Ce format est idéal pour des masterclass, des démonstrations de produits ou des formations, comme celles souvent vues à VivaTech. Ultiplace orchestre les flux entre les speakers et l'audience sans besoin de régie centralisée, ce qui simplifie grandement la logistique. Avec environ 45 % des visiteurs B2B préférant ce format pour sa flexibilité, il est crucial de bien préparer vos intervenants à l'avance. Une responsable acquisition B2B dans le SaaS RH souligne : "Le webinaire interactif nous a permis de toucher un public large sans les contraintes logistiques d'un événement physique."

Replay : Accessibilité et Longévité

Le replay est une option précieuse pour les conférences qui ne peuvent pas être organisées en direct ou pour des sessions de fond qui nécessitent une réflexion approfondie. En téléchargeant une vidéo pré-enregistrée, vous pouvez la diffuser à une heure précise, offrant ainsi une flexibilité maximale aux participants. Ce format est souvent utilisé lors de salons comme Pollutec, où les sessions techniques peuvent être consultées à tout moment. Environ 60 % des participants apprécient la possibilité de revoir les sessions à leur convenance, augmentant ainsi la portée de votre événement.

Format Hybride : Combinaison Optimale

Pour maximiser l'impact de votre salon, envisagez un format hybride combinant live, webinaire et replay. Par exemple, vous pourriez organiser deux keynotes en live, cinq webinaires interactifs et trois sessions en replay, comme cela se fait souvent à des événements comme le Salon de l'Agriculture. Cette approche permet de répondre aux préférences variées de votre audience et d'optimiser l'engagement global. Ultiplace facilite la gestion de ces différents formats au sein d'un même planning, unifiant ainsi l'expérience visiteur.

Créer une conférence dans Ultiplace est une démarche structurée qui vous permet de tirer le meilleur parti de votre événement virtuel. Voici comment procéder pas à pas pour configurer efficacement votre session.

Accéder à l'Éditeur : La Première Étape

Pour commencer, accédez à votre dashboard organisateur sur Ultiplace. Cliquez sur l'onglet Conférences, puis sélectionnez "Nouvelle session". Cette interface intuitive vous guide à travers les étapes nécessaires pour paramétrer votre conférence.

Champs à Remplir : Détails Cruciaux

Lors de la création de votre conférence, plusieurs champs doivent être correctement renseignés pour garantir une expérience utilisateur optimale :

• Titre : Choisissez un titre accrocheur, limité à 60-80 caractères, qui met en avant le bénéfice pour le participant, par exemple, "Comment optimiser votre stratégie digitale en 2023".
• Pitch : Environ 150 mots pour décrire qui parle, à qui, et ce que le participant apprendra. Par exemple, un atelier sur les tendances de l'industrie automobile pourrait inclure des insights de leaders du secteur.
• Intervenants : Ajoutez le nom, la photo (400x400), la fonction et une courte biographie de chaque intervenant. Assurez-vous que la photo est de bonne qualité pour une présentation professionnelle.
• Date et Heure : Fixez la date et l'heure en utilisant le fuseau horaire Europe/Paris par défaut.
• Durée : Prévoyez une durée de 30 à 60 minutes, selon le type de session. Les masterclass peuvent parfois être plus longues.
• Tags/Thématiques : Utilisez des tags pertinents pour faciliter la recherche dans le planning visiteur.
• Inscription Préalable : Activez cette option pour les keynotes ou les sessions avec une jauge limitée.

Visibilité et Accessibilité

Ultiplace vous permet de restreindre l'accès à certaines conférences selon le profil des participants, une fonctionnalité disponible en formule Enterprise. Par défaut, toutes les conférences sont accessibles à l'ensemble des inscrits au salon. Cela garantit une large diffusion et une participation accrue.

Affichage dans le Planning

Une fois votre conférence créée, elle s'intègre automatiquement dans le planning général du salon, visible sur la page '/salon/{slug}/planning'. Elle est également ajoutée aux agendas individuels des visiteurs inscrits, facilitant ainsi leur organisation personnelle. Cette fonctionnalité est particulièrement appréciée dans des événements comme Big, où le timing est crucial pour ne rien manquer.

En suivant ces étapes, vous vous assurez que votre conférence est bien configurée et visible, maximisant ainsi son impact et l'engagement des participants. Pour plus de conseils, consultez notre checklist de préparation.

Pour garantir une diffusion en direct fluide et sans accroc, Ultiplace utilise le service AWS IVS (Interactive Video Service). Voici un guide étape par étape pour brancher votre stream live efficacement.

Configuration Côté Ultiplace

Une fois votre conférence créée, Ultiplace génère automatiquement les éléments nécessaires pour le streaming live :

• URL d'ingestion RTMP : Il s'agit d'une URL unique de type 'rtmps://...amazonivs.com/app/' qui sert de point d'entrée pour votre flux vidéo.
• Clé de stream : Une clé unique de 30 caractères qui doit rester confidentielle pour sécuriser votre diffusion.

Ces informations sont accessibles dans l'onglet Stream de votre conférence sur le tableau de bord Ultiplace.

Préparation Côté Régie/Studio

Pour encoder et diffuser votre vidéo, utilisez un logiciel compatible RTMP. Voici quelques options populaires :

• OBS Studio : Gratuit et largement utilisé, idéal pour les configurations de base.
• vMix : Solution professionnelle pour Windows, offrant des fonctionnalités avancées contre paiement.
• Wirecast : Disponible sur Mac et Windows, adapté aux productions de qualité.
• StreamYard : Plateforme web simplifiée pour les formats plus petits.

Dans votre logiciel d'encodage, configurez les paramètres suivants :

1. Serveur de stream : Utilisez l'URL d'ingestion fournie par Ultiplace. 2. Clé de stream : Saisissez la clé de stream unique. 3. Résolution : 1080p est recommandé pour une qualité optimale, 720p en cas de limitations techniques. 4. Bitrate vidéo : Entre 4 et 6 Mbps pour une résolution 1080p. 5. Bitrate audio : Entre 128 et 192 kbps pour une qualité audio claire.

Gestion Côté Visiteur

À l'heure prévue, le player vidéo d'Ultiplace passe automatiquement en mode "live", avec une latence d'environ 3 secondes. Cela garantit une diffusion fluide et synchrone avec l'audience. Pendant des événements comme le Salon de l'Agriculture, cette fonctionnalité assure que les participants ne manquent aucun moment crucial.

Enregistrement et Replay Automatique

Une fois votre diffusion live terminée, Ultiplace enregistre automatiquement le contenu et le rend disponible en replay en quelques minutes. Cela permet aux participants qui n'ont pas pu assister en direct de visionner la session ultérieurement. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour des conférences comme celles de Médica, où le contenu technique peut nécessiter une révision.

En suivant ces étapes, vous vous assurez que votre stream live est diffusé de manière professionnelle et atteint l'audience prévue sans encombre. Pour plus d'informations sur les fonctionnalités d'Ultiplace, consultez notre présentation détaillée.

Le webinaire interactif est une solution flexible et efficace pour organiser des conférences lorsque les intervenants ne peuvent pas se réunir physiquement. Voici comment configurer et optimiser votre webinaire interactif avec Ultiplace.

Inviter les Intervenants : Préparation Essentielle

Dans l'interface de configuration de votre conférence, ajoutez chaque intervenant en renseignant leur adresse e-mail. Ultiplace enverra automatiquement un lien dédié à chaque intervenant pour qu'ils puissent rejoindre la session en tant que speaker. Cette étape est cruciale pour garantir que tous les intervenants soient prêts et connectés à temps.

Lancer la Session : Vérifications Techniques

Les intervenants doivent se connecter 30 minutes avant le début de la session pour vérifier la caméra, le micro et le partage d'écran. Ultiplace propose une green room privée où les intervenants peuvent discuter et se préparer avant que l'audience ne puisse les voir. Cela permet de régler les derniers détails techniques et de coordonner les interventions.

À l'heure prévue, le modérateur clique sur "Lancer la diffusion". L'audience peut alors voir et entendre les intervenants, et poser des questions via le chat intégré. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour des masterclass ou des démonstrations de produits, comme celles organisées lors de Cosmétique 360.

Interactions Riches : Maximiser l'Engagement

• Q&R Modérée : Les participants posent leurs questions par chat, et le modérateur sélectionne celles qui seront posées aux intervenants, assurant une expérience fluide et ciblée.
• Sondages Live : Créez des sondages en temps réel pour recueillir l'avis de l'audience et afficher les résultats instantanément.
• Partage d'Écran : Un intervenant peut facilement partager son écran pour montrer des présentations ou des démonstrations en direct.
• Réactions en Direct : Les participants peuvent utiliser des emojis pour exprimer leur enthousiasme et leur engagement, apportant une dimension interactive à la session.

Limites et Capacités

Le webinaire interactif d'Ultiplace permet jusqu'à 6 intervenants simultanés en direct, avec une audience testée jusqu'à 10 000 visiteurs. Cependant, il n'offre pas de production multi-caméra, ce qui le rend moins adapté pour des événements nécessitant des standards télévisuels. Pour ces derniers, le format live avec une régie professionnelle est recommandé.

En configurant correctement votre webinaire interactif, vous offrez une expérience riche et engageante à vos participants, tout en bénéficiant de la flexibilité et de l'accessibilité qu'offre ce format. Pour d'autres conseils sur l'animation de vos conférences, consultez notre guide sur l'animation des Q&R.

Gérer efficacement les inscriptions, les rappels et les replays est essentiel pour maximiser la participation et l'engagement lors de votre conférence virtuelle. Voici comment Ultiplace facilite ces processus.

Inscription Préalable : Simplification de l'Accès

Pour les conférences clés, telles que les keynotes ou les sessions à capacité limitée, activez l'inscription préalable. Cela permet aux participants de s'inscrire facilement en cliquant sur "Je m'inscris", ajoutant automatiquement la conférence à leur agenda personnel. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour des événements à forte demande comme le Salon des Maires, où la gestion des inscriptions est cruciale.

Rappels Automatiques : Assurer la Participation

Ultiplace envoie automatiquement trois e-mails de rappel aux inscrits pour garantir qu'ils ne manquent pas la conférence :

1. J-7 : Un e-mail détaillé présentant l'événement et incluant un lien vers l'agenda. 2. J-1 : Un rappel de l'heure et du lien vers la conférence. 3. H-1 : Un dernier rappel avec un lien direct vers la salle virtuelle.

Ces rappels personnalisables dans Paramètres > Notifications permettent de maintenir l'événement à l'esprit des participants et d'augmenter le taux de présence.

Pendant la Conférence : Expérience Utilisateur Optimisée

Le player vidéo d'Ultiplace gère automatiquement plusieurs aspects pour améliorer l'expérience utilisateur :

• Passage en mode "live" à l'heure prévue, avec un compte à rebours pour les visiteurs arrivés en avance.
• Synchronisation du chat avec la vidéo, permettant des interactions en temps réel.
• Un bouton "Rappel sonore" signale aux utilisateurs que la conférence va commencer.

Replay : Accès Post-Événement

Après la fin de la session, le replay est disponible automatiquement en quelques minutes. Ce replay reste accessible pendant 30 jours pour les utilisateurs de la formule Pro, avec des durées négociables pour les clients Enterprise. Un e-mail est envoyé aux inscrits qui n'ont pas pu assister en direct pour leur signaler la disponibilité du replay.

Analytics : Mesurer l'Impact

Dans le dashboard organisateur, Ultiplace fournit des analytics détaillés pour chaque conférence :

• Nombre d'inscrits et de participants présents.
• Temps moyen de visionnage en live.
• Nombre de vues du replay à J+1, J+7, J+30.
• Questions posées et sondages réalisés.

Ces données sont essentielles pour évaluer le succès de votre événement et ajuster vos stratégies futures. Pour approfondir l'analyse, consultez notre guide sur la mesure de l'engagement.

En gérant efficacement ces aspects, vous assurez une expérience fluide et engageante pour vos participants, tout en maximisant la portée et l'impact de votre événement.

Dans le cadre d'une conférence virtuelle, certaines fonctionnalités spécifiques peuvent grandement améliorer l'expérience utilisateur et l'efficacité de votre événement. Voici comment gérer les Q&R, la modération du chat et les sous-titres avec Ultiplace.

Q&R Modérée : Optimiser l'Interaction

Un modérateur joue un rôle clé en filtrant et en organisant les questions posées par les participants. Voici quelques actions qu'un modérateur peut effectuer :

• Marquer une question comme "à poser" : Cela permet de mettre en avant les questions pertinentes pour le speaker.
• Masquer une question : En cas de questions hors-sujet, doublons ou agressives, le modérateur peut les cacher pour maintenir la qualité des échanges.
• Épingler une réponse : Pour rendre une réponse visible à tous les participants, évitant ainsi les répétitions.

Modération du Chat Live : Assurer un Échange Respectueux

La modération du chat est essentielle pour maintenir un environnement respectueux et productif :

• Filtres anti-injures : Automatiquement activés pour le français et l'anglais, ces filtres empêchent les propos offensants.
• Muter un utilisateur : Si nécessaire, un utilisateur peut être temporairement empêché de poster des messages, tout en restant capable de lire les échanges.
• Bannissement définitif : En cas d'abus répétés, un utilisateur peut être définitivement banni pour préserver l'intégrité de l'événement.

Sous-titres : Accessibilité et Compréhension

Les sous-titres sont un outil précieux pour améliorer l'accessibilité et la compréhension :

1. Sous-titres en direct : Générés automatiquement par OpenAI Whisper (disponible en formule Pro+), ils offrent une précision d'environ 90 % pour le français et l'anglais et sont affichés en surimpression du player. 2. Sous-titres post-production : Vous pouvez également uploader un fichier SRT après la diffusion pour le replay, permettant une meilleure accessibilité pour les participants qui préfèrent lire.

Conférences Multi-langues et Programme Parallèle

Dans des sessions avec des intervenants de langues différentes, comme lors de salons internationaux tels que Médica, Ultiplace ne traduit pas en direct mais les sous-titres automatiques détectent la langue parlée. Pour éviter de disperser l'audience, il est conseillé de ne pas programmer plus de 3 conférences simultanées. Cela garantit une meilleure concentration et un taux de présence plus élevé.

En intégrant ces fonctionnalités, vous améliorez significativement l'expérience de votre conférence virtuelle, rendant l'événement plus inclusif et interactif. Pour plus d'informations sur la sécurité et le RGPD, consultez notre guide de sécurité.